1. Rodzice/prawni opiekunowie zapisują dziecko osobiście, bądź telefonicznie na wizytę u psychologa opiekującego się placówką, do której uczęszcza dziecko.
2. Na spotkanie z psychologiem wskazane jest, aby rodzice:
   - przynieśli opinię wychowawcy klasy na temat funkcjonowania dziecka w szkole, pod kątem nauki i zachowania,
   - przynieśli zeszyty szkolne w przypadku trudności typu dyslektycznego.
3. Psycholog w trakcie spotkań rozmawia z rodzicami dziecka oraz przeprowadza badania psychologiczne określające poziom poznawczy, emocjonalny i społeczny dziecka.
4.  W przypadku trudności z nauką, psycholog kieruje dziecko na konsultację pedagogiczną z języka polskiego i/lub matematyki.
5.  W przypadku innych trudności dziecka, poradnia oferuje: konsultację logopedyczną, badanie słuchu, konsultację pod kątem Integracji Sensorycznej, 
6.  Po wykonaniu całości badań, rodzic umawia się z psychologiem na omówienie badań, wówczas:
   - otrzymuje wskazówki do pracy z dzieckiem w domu oraz zalecenia różnych form pomocy zarówno dla dziecka, całej rodziny, jak i szkoły,
   - na pisemny wniosek rodzica psycholog, pedagog, logopeda wystawia odpowiednią opinię.
7.  Opinię rodzic odbiera osobiście w godzinach pracy sekretariatu.
8.  Rodzice decydują o dostarczeniu opinii do placówki.

W przypadku, gdy publiczna poradnia psychologiczno-pedagogiczna, w tym publiczna poradnia specjalistyczna, stała się niewłaściwa do udzielania pomocy dziecku, w szczególności w związku ze zmianą terenu działania poradni lub zmianą miejsca zamieszkania dziecka lub zmianą placówki, do której uczęszcza dziecko, dyrektor poradni, na wniosek rodziców dziecka, niezwłocznie przekazuje publicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej, w tym publicznej poradni specjalistycznej, właściwej do udzielania pomocy dziecku, indywidualną teczkę zawierającą dokumentację badań i czynności uzupełniających.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji,  Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej  z dn. 1 lutego 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych.
 
W przypadku konieczności przeniesienia dokumentów do innej poradni należy kierować się poniższą procedurą:

1. Teczkę dziecka przekazuje się do innej poradni na podstawie pisemnego wniosku rodzica/prawnego opiekuna lub na wniosek pełnoletniego ucznia, gdy jest to jego dokumentacja.
2. W poradni istnieje druk właściwego wniosku o przekazanie teczki.
3. Wniosek składa się w poradni, która posiada teczkę klienta.
4. Teczka przekazywana jest do poradni właściwej do udzielania pomocy dziecku - wskazanej we wniosku.
5. Teczka przesyłana jest pocztą - listem poleconym. Dopuszcza się również przekazywanie teczek bezpośrednio poprzez pracowników poradni (w sposób uzgodniony przez zainteresowane poradnie).
6. Za przekazanie teczki klienta odpowiedzialna jest ta poradnia, w której teczka klienta znajduje się w chwili składania wniosku.
7. Rodzice/opiekunowie prawni nie otrzymują dokumentacji klienta do wglądu ani osobistego przekazania.
8. Teczka klienta jest własnością poradni psychologiczno-pedagogicznej.